VS-NfD im Rathaus: die Grundregeln

Für viele Gemeinden ist der Alarmkalender der erste Kontakt mit Verschlusssachen. Die niedrigste Stufe, VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD), ist mit wenigen Regeln beherrschbar. Dieser Artikel fasst sie zusammen, wie sie in den veröffentlichten Verschlusssachenanweisungen stehen. Maßgeblich ist immer die Anweisung Ihres Landes.

Was VS-NfD ist

Als VS-NfD werden Informationen eingestuft, deren Kenntnis durch Unbefugte nachteilig sein kann. Es ist die niedrigste von vier Stufen. Wer damit arbeitet, braucht keine Sicherheitsüberprüfung, wohl aber eine Verpflichtung. Es gilt der Grundsatz: Kenntnis nur, wenn nötig.

Welche Vorschrift im Rathaus gilt

Die Verschlusssachenanweisung des Bundes richtet sich an Bundesbehörden. Für Kommunen gelten die Anweisungen der Länder. In Nordrhein-Westfalen haben Gemeinden und Gemeindeverbände die VSA NRW bei ihren Aufgaben im übertragenen Wirkungskreis zu beachten. Die Zivile Alarmplanung gehört dazu, weil sie im Auftrag des Bundes ausgeführt wird. Andere Länder haben eigene Anweisungen veröffentlicht, etwa Berlin und Schleswig-Holstein.

Verpflichtung vor dem ersten Zugang

Bevor jemand VS-NfD-Unterlagen erhält, wird er verpflichtet und bekommt das VS-NfD-Merkblatt gegen Empfangsbestätigung. Das betrifft die beauftragte Person, ihre Vertretung und alle, die im Einzelfall Einsicht brauchen. Die Verpflichtung wird dokumentiert.

Die Alltagsregeln nach dem NRW-Merkblatt

• Aufbewahrung: bei Nichtgebrauch in verschlossenen Behältern oder Räumen.

• Weitergabe in der Dienststelle: wie normales Schriftgut, ohne Quittung, aber nur an Personen, die die Information brauchen.

• Postversand: als gewöhnliche Sendung, ohne VS-Kennzeichnung auf dem Umschlag.

• Elektronisch: nur über freigegebene IT und grundsätzlich verschlüsselt. Private Geräte, Software oder Datenträger sind ausgeschlossen.

• Mitnahme nach Hause: grundsätzlich nicht zulässig.

• Vernichtung: nur mit BSI-konformen Geräten oder Dienstleistern.

• Verlust oder Verstoß: unverzüglich der oder dem zuständigen Geheimschutzbeauftragten melden.

Was das praktisch bedeutet

Drei Fragen sollten vor dem ersten Eingang geklärt sein: Wo werden die Unterlagen verschlossen aufbewahrt? Auf welchem Weg kommen sie ins Haus, und wer nimmt sie an? Mit welcher IT darf bearbeitet werden?

Ein Weg, der sich bewährt: Struktur, Zuständigkeiten und Erreichbarkeiten des Alarmkalenders offen erarbeiten und nur die eingestuften Maßnahmen selbst getrennt halten. So bleibt der größte Teil der Arbeit im normalen Büroalltag.

Dieser Artikel ersetzt nicht die Verschlusssachenanweisung Ihres Landes und nicht die Abstimmung mit Ihrer Aufsichtsbehörde.