Die schriftliche Beauftragung: wer, wie, mit welcher Vertretung

Der erste Schritt beim Alarmkalender ist kein fachlicher, sondern ein organisatorischer: Jemand muss ihn führen, und zwar ausdrücklich beauftragt. Der niedersächsische Runderlass zur Zivilen Alarmplanung formuliert das für die Landesministerien klar: Der Alarmkalender ist durch eine schriftlich beauftragte Bearbeiterin oder einen schriftlich beauftragten Bearbeiter zu führen. Andere Länder haben ihre Vorgaben nicht veröffentlicht, die Logik ist aber dieselbe.

Warum schriftlich

Die Zivile Alarmplanung reicht quer durch die Verwaltung: Ordnung, Bauhof, IT, Personal, Soziales. Wer Fachbereiche um Zuarbeit bittet, braucht dafür einen sichtbaren Auftrag der Behördenleitung. Ohne diesen Auftrag bleibt die Aufgabe eine Zusatzarbeit, die im Tagesgeschäft untergeht. Auch die Bundesakademie für Bevölkerungsschutz und Zivile Verteidigung setzt für ihr Seminar zur Zivilen Alarmplanung eine Ernennung oder entsprechende Betrauung voraus.

Wer beauftragt, wer wird beauftragt

Zuständig ist die Behörde, der die Alarmmaßnahmen zugewiesen sind. In der Praxis beauftragt die Behördenleitung, also Bürgermeisterin, Bürgermeister, Landrätin oder Landrat. Beauftragt wird eine Person, nicht nur eine Organisationseinheit. Wo die Stelle angesiedelt ist, regeln die Kommunen unterschiedlich: im Brand- und Katastrophenschutz, im Ordnungsamt oder in einer Stabsstelle.

Stellvertretung

Eine Pflicht zur Stellvertretung ist öffentlich nicht geregelt. Meine Empfehlung ist trotzdem eindeutig: Benennen Sie von Anfang an eine Vertretung. Ein Alarmkalender, den nur eine Person kennt, ist bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel nicht nutzbar. Die Vertretung sollte dieselbe Verpflichtung haben und an denselben Schulungen teilnehmen.

Die VS-NfD-Verpflichtung

Teile der Unterlagen sind als VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft. Bevor die beauftragte Person und ihre Vertretung Zugang erhalten, werden sie nach der Verschlusssachenanweisung des Landes verpflichtet: Sie erhalten das VS-NfD-Merkblatt gegen Empfangsbestätigung, die Verpflichtung wird dokumentiert. Eine Sicherheitsüberprüfung ist für diese Stufe nicht vorgesehen.

Was in die Beauftragung gehört

• Name und Funktion der beauftragten Person und der Vertretung

• Aufgabe: Führen und Fortschreiben des Alarmkalenders nach der Richtlinie für die Zivile Alarmplanung

• Befugnis, Fachbereiche um Zuarbeit zu bitten, und Auftrag an die Fachbereiche, Ansprechpersonen zu benennen

• Stellenanteil oder Zeitbudget

• Berichtsweg zur Behördenleitung

• Hinweis auf die VS-NfD-Verpflichtung und ihre Dokumentation

• Regel für die Aktualisierung, etwa bei jedem Personalwechsel

Diese Punkte enthalten keine eingestuften Inhalte. Die Beauftragung lässt sich deshalb sofort und offen erstellen, auch bevor die Alarmmaßnahmen im Einzelnen zugewiesen sind.