Alarmkalenderbeauftragte: Aufgaben, Eingruppierung, Aufwand

Seit Ende 2025 schreiben Landratsämter, Kreise und Städte Stellen für die Zivile Alarmplanung aus. Zwischen November 2025 und September 2026 sind mindestens 13 öffentliche Ausschreibungen mit Bezug zum Alarmkalender zu finden, die meisten aus Bayern. Sie zeigen ziemlich genau, was die Aufgabe in der Praxis bedeutet.

Wie die Funktion heißt

Der Titel „Alarmkalenderbeauftragte“ oder „Alarmkalenderbeauftragter“ steht nur in wenigen Ausschreibungen, etwa bei den Landratsämtern Weißenburg-Gunzenhausen und Landshut. Häufiger heißt die Stelle „Sachbearbeitung Zivile Verteidigung und Zivile Alarmplanung“ oder „Fachstellenleitung Zivile Verteidigung“. Die Aufgabe ist dieselbe: Eine benannte Person führt den Alarmkalender der Behörde und hält ihn aktuell.

Was in fast jeder Ausschreibung steht

• den Alarmkalender erstellen, führen und fortschreiben, gemeinsam mit den fachlich zuständigen Stellen im Haus

• die Richtlinie für die Zivile Alarmplanung in der eigenen Behörde umsetzen, teils auch für nachgeordnete Stellen

• die Behördenleitung beraten und im Alarmfall die Umsetzung steuern

• Alarmierungswege prüfen und abstimmen, etwa mit Leitstelle und Katastrophenschutzbehörde

• Schulungsunterlagen und Übungen vorbereiten

Mehrere Stellen verbinden die Aufgabe mit dem betrieblichen Kontinuitätsmanagement oder mit der Mitarbeit in der Führungsgruppe Katastrophenschutz beziehungsweise im Verwaltungsstab. Einige übertragen zusätzlich die Aufgaben der oder des Geheimschutzbeauftragten.

Eingruppierung und Qualifikation

Die ausgeschriebenen Stellen liegen zwischen Entgeltgruppe 9b und 12. Der Schwerpunkt liegt bei EG 10 bis 11 beziehungsweise Besoldungsgruppe A 11, also in der dritten Qualifikationsebene oder Laufbahngruppe 2.1. Gefordert werden meist ein Verwaltungsfachwirt oder ein Bachelor Public Management, teils auch ein Studium im Sicherheits- oder Katastrophenmanagement. Wünschenswert sind Grundkenntnisse der Gesamtverteidigung und Erfahrung mit Stäben oder Lagezentren.

Verpflichtung ist nicht Sicherheitsüberprüfung

Für den Umgang mit Unterlagen der Stufe VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH reicht nach den Verschlusssachenanweisungen eine förmliche Verpflichtung. Eine Sicherheitsüberprüfung ist dafür nicht vorgesehen. Mehrere bayerische Landratsämter verlangen dennoch die Bereitschaft zu einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü2). Das geht über die VS-NfD-Ebene hinaus; die Ausschreibungen begründen es nicht. Wer eine Stelle ausschreibt, sollte vorher klären, welche Unterlagen die Person tatsächlich bearbeiten wird.

Fortbildung

Die Bundesakademie für Bevölkerungsschutz und Zivile Verteidigung (BABZ) bietet 2026 das zweitägige Seminar „Zivile Alarmplanung“ für Verwaltungspersonal an, das bereits mit der Alarmkalenderführung betraut ist, dazu ein Seminar für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren. Die Termine sind knapp, der Deutsche Städte- und Gemeindebund beklagt lange Wartezeiten. Daneben schulen einzelne Länder, Bezirksregierungen und Kreise selbst.

Wie viel Zeit die Aufgabe braucht

Eine methodische Herleitung des Aufwands gibt es nicht, nur Beispiele:

• Die Stadt Lahnstein schafft 2026 unter anderem rund eine halbe Stelle für Zivilschutz und Zivile Alarmplanung.

• Der Rheingau-Taunus-Kreis plant eine eigene Stelle „Zivile Alarmplanung“ innerhalb von insgesamt 4,5 neuen Stellen für die Zivile Verteidigung.

• Rommerskirchen bündelt die Aufgabe seit August 2026 in einer Stabsstelle, ohne zusätzliche Stellen.

Für eine Gemeinde ist ein fester Stellenanteil für den Aufbau realistisch, danach deutlich weniger für die Pflege. Wichtiger als die genaue Zahl ist, dass der Anteil schriftlich zugewiesen ist und eine Vertretung besteht. Sonst bleibt die Aufgabe neben dem Tagesgeschäft liegen.