Praxis
Alarmkalender erstellen – die ersten fünf Schritte für Gemeinden
Wo anfangen, wenn der Auftrag kommt? Fünf Schritte, mit denen Ihre Verwaltung den Alarmkalender strukturiert aufbaut.
Zuständigkeit festlegen. Die Behördenleitung beauftragt schriftlich eine Alarmkalenderbeauftragte oder einen Alarmkalenderbeauftragten und eine Stellvertretung. Ohne klaren Auftrag bleibt die Aufgabe neben dem Tagesgeschäft liegen.
Zugewiesene Maßnahmen klären. Welche Alarmmaßnahmen Ihre Kommune betreffen, ergibt sich aus der Zuweisung durch Land, Bezirksregierung oder Kreis. Fragen Sie dort aktiv nach und klären Sie zugleich, wie eingestufte Unterlagen übermittelt und aufbewahrt werden.
Betroffene Bereiche einbinden. Jede Maßnahme landet in einer Organisationseinheit: Ordnung, Bauhof, IT, Personal, Soziales, Schulen. Benennen Sie dort je eine Ansprechperson.
Jede Maßnahme konkret beschreiben. Was ist zu tun, wer macht es, wer vertritt, welche Mittel braucht es, wie ist die verantwortliche Person erreichbar – auch nachts und am Wochenende?
Abstimmen, üben, pflegen. Stimmen Sie Schnittstellen mit Kreis, Feuerwehr und Versorgern ab, üben Sie die Alarmierung und legen Sie fest, wann der Kalender aktualisiert wird – etwa bei jedem Personalwechsel.
Unterstützung beim Einstieg bietet das Paket „Aufbau-Start“.